Jak złożyć wniosek o dofinansowanie?

Zanim rozpocznie się procedurę wnioskowania o dofinansowanie z ZSD UW warto zapoznać się z regulaminem oraz z Zarządzeniami Przewodniczącego ZSD UW.

Wnioski należy składać na specjalnych drukach znajdujących się w w zakładce Wzory Dokumentów. Wnioski należy składać w siedzibie Samorządu Doktorantów na małym dziedzińcu, pokój 100, też je wrzucać do skrzynki na listy przy drzwiach do tego pokoju lub można przesłać skan wypełnionego i podpisanego wniosku na adres doktoranci[at]samorzad.uw.edu.pl. Pliki doc/docx nie będą branę pod uwagę. Wniosek w wersji papierowej musi trafić do Biura najpóźniej 7 dni po otrzymaniu informacji o decyzji Zarządu, ale nie później niż w momencie przyniesienia dokumentów do rozliczenia.
Wniosek na I filar musi być podpisany przez Przewodniczącego Wydziałowej Rady Doktorantów lub pełnomocnika finansowego WRD (osoba wnioskująca), oraz osobę której wniosek dotyczy (osoba rozliczająca). Na wniosku musi się też znaleźć opinia WRD wraz z proponowaną kwotą dofinansowania.
Wniosek na II filar musi być podpisany przez osobę wnioskującą oraz osobę rozliczająca. W wypadku wniosku zbiorowego, należy dołączyć podpisane upoważnienie od osób, których wniosek dotyczy.
Prosimy o uważne wypełnianie tych wniosków, bowiem w przypadku błędów wnioski zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. W szczególności uczulamy na podawanie informacji o nazwie i miejscu odbywania się konferencji oraz tytule wygłaszanego referatu w wypadku wniosków dotyczących wyjazdów.

Osoby składające wnioski o dofinansowanie uprzejmie prosimy o możliwe szczegółowe sporządzanie kosztorysów realizowanych przedsięwzięć, w tym:
1. Jednoznaczne wskazanie, które z wydatków są przedmiotem dofinansowania z budżetu Samorządu.
2. Opisanie poszczególnych wydatków, w sposób możliwie szczegółowy. Nie jest wystarczające podanie ogólnikowych sformułowań, takich jak „dojazd” czy „zakwaterowanie”.
3. W miarę możliwości uprawdopodobnienie wysokości wydatków, które mają być poniesione przez załączenie odpowiednich dokumentów np.:
– wydruków ze strony internetowej przewoźnika, zawierającej ceny biletów, wraz z dołączeniem wyceny biura WhyNotTravel będącego podmiotem wyłonionym w postępowaniu przetargowym na świadczenie usług zakupu biletów na różne środki komunikacji. W wypadku różnicy pomiędzy kwotą przewoźnika, a kwotą zaproponowaną przez WhyNotTravel na poziomie wyższym niż 3% zakup MOŻE zostać dokonany u innego przewoźnika,
– wydruków ze strony internetowej przedsiębiorcy oferującego zakwaterowanie,
– e-maili zawierających informacje o kosztach usług.
4. Jeżeli wysokości jakiegoś wydatku nie da się wykazać w powyższy sposób, prosimy o umieszczenie informacji, dlaczego nie jest to możliwe.
Spełnienie powyższych wymogów znacznie ułatwi i przyspieszy procedurę przyznawania dofinansowania. Jako Zarząd możemy być kontrolowani i rozliczani z dysponowania środkami finansowymi i dlatego musimy być przygotowani na wykazanie zasadności podejmowanych decyzji.