Jak rozliczyć dofinansowanie?

1. Sprawdzić czy rachunki i faktury są wystawione na Uniwersytet Warszawski oraz czy zaświadczenie potwierdzające udział w konferencji/kwerendzie/wykopaliskach zawiera informację o aktywnym udziale w konferencji lub zawiera tytuł wygłaszanego podczas konferencji referatu.
Jeśli faktury nie są wystawione na Uniwersytet Warszawski, to należy poprosić wystawcę faktury o jej korektę. W przypadku trudności z uzyskaniem tak wystawionego dokumentu, prosimy o kontakt mailowy lub telefoniczny z biurem ZSD UW.

Uwaga! Rozliczamy tylko oryginalne dokumenty!

Poprawne dane do faktury to:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

2. Fakturę należy opisać na jej odwrocie, pamiętając jednocześnie, że opis powinien zajmować nie więcej niż połowę strony A4 lub nie więcej niż połowę miejsca, które jest dostępne na odwrocie dokumentu.
a) Należy sprawdzić czy faktura jest czytelnie podpisana przez osobę upoważnioną do jej odbioru (wnioskodawcę) oraz czy wynika z jej treści, że jest opłacona lub że jest dopiero do zapłacenia, jeśli nie wynika to z treści faktury, należy to napisać.
b) Należy napisać, że brało się udział (lub potwierdza się udział grupy osób i wymienić z imienia i nazwiska osoby ubiegające się o dofinansowanie-dotyczy wniosków zbiorowych) w konferencji, wyjeździe naukowym czy w innym przedsięwzięciu oraz w jakim celu brało się udział w tym projekcie, np. wygłoszenie referatu, zaprezentowanie wyników badań naukowych itp.
c) Należy napisać, w jakiej formie została opłacona faktura/rachunek/bilety (gotówką, przelewem, kartą itp.). Jeśli faktura/rachunek/bilety były opłacone:
– przelewem, potrzebne jest potwierdzenie przelewu,
– kartą kredytową, potrzebny jest wyciąg z karty z zaznaczoną odpowiednią transakcją,
– kartą, potwierdzenie zapłaty.
d) Jeżeli dokumenty są w języku obcym, należy je przetłumaczyć na osobnej kartce i podpisać się pod tym tłumaczeniem.
e) Jeśli wyjazd był zagraniczny, wówczas potrzebne jest jeszcze zaświadczenie od Pełnomocnika Kwestora z Wydziału z informacją czy dostał/-a Pan/Pani dofinansowanie na ten wyjazd z podaniem miejsca, dat oraz nazwy np. konferencji. Jeżeli było takie dofinansowanie, wówczas należy napisać kwotę dofinansowania oraz na co ta kwota miała być przeznaczona.
f) Jeżeli opłata została dokonana w obcej walucie to niezależnie czy na potwierdzeniu przelewu bankowego lub na wyciągu z karty kredytowej oprócz obcej waluty jest kwota w PLN czy nie, to należy przeliczyć daną walutę obcą na PLN. Gdy na potwierdzeniu z banku jest przeliczona kwota na PLN i do tego jest wyliczona kwota w PLN przez doktoranta (zgodnie z poniższym wzorem), wówczas doktorant powinien porównać obie kwoty i ubiegać się o zwrot niższej z tych dwóch kwot. Pismo Pani Prorektor w tym zakresie znajduje się pod adresem: link. Jeśli opłata była gotówką, wówczas zamieszczamy jedynie przeliczenie faktury z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Całą kwotę przelicza się według kursu średniego NBP tabeli A z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. W opisie faktury należy kolejno zamieścić kwotę w obcej walucie, dzień wystawienia faktury oraz przelicznik wraz z numerem tabeli NBP z której się korzystało i przeliczyć tę kwotę na PLN np.„Faktura z dnia 21 lipca 2010 r. została opłacona gotówką w kwocie 100 EUR. Według tabeli kursów NBP nr 139/A/NBP/2010 z dnia 2010-07-20 (1EUR= 4,1243 PLN) jest to 412,43 PLN.”
g) Proszę pamiętać, że maksymalne dofinansowanie projektu możliwe jest do kwoty, którą zaakceptował Zarząd Samorządu Doktorantów UW.
h) Przy rozliczaniu biletów na konferencję i z konferencji oraz wszelkich innych biletów, należy się dowiedzieć, czy przewoźnik wystawia faktury, jeśli wystawia faktury, to oprócz biletów należy dostarczyć fakturę. Posiadając fakturę do biletów należy opisać tylko fakturę, a bilety jedynie dołączyć do tej faktury. Natomiast gdy przewoźnik nie wystawia faktur, wówczas należy opisać bilety na odwrocie. W przypadku dokumentów mniejszych niż format A4, proszę pamiętać by je naklejać na kartkę (ze względu na małą powierzchnię np. biletu do jego opisania) i dopiero opisać na odwrocie tej kartki w taki sposób jak powyżej fakturę.
i) Proszę pamiętać, iż Uniwersytet Warszawski ma podpisaną umowę na zakup biletów m. in. lotniczych, przez firmę Supertur, proszę zapoznać się z poniższym linkiem przed zakupem biletu w innej firmie: (http://www.bwz.uw.edu.pl/?page_id=377).
j) Proszę pamiętać aby podpisać się czytelnie pod opisami faktur, rachunków, biletów i przynieść je do Biura Samorządu Doktorantów UW w godzinach jego pracy.

3. W opisie faktur, rachunków czy biletów należy dodać informację o nr Uchwały ZSD UW przyznającej dofinasowanie
Przykład: „Dofinansowanie przyznano uchwałą nr I-II/20/1/MG/2014 z dnia 20 lutego 2014 r.”

4. Po przygotowaniu wszystkich wymaganych dokumentów pozostaje jedynie wypełnić podanie do rozliczenia wniosku i podłączyć do niego wymagane dokumenty

5. Przykładowe opisy na odwrotach faktur, rachunków, biletów itp.:
„Załącznik 1
Proszę o zwrot kwoty 412,43 PLN za opłatę konferencyjną wniesioną za konferencję pt. „Mit i magia” na mój numer konta. Faktura została opłacona gotówką w kwocie 100 EUR dnia 21 lipca 2010 r. Według tabeli kursów NBP nr 139/A/NBP/2010 z dnia 2010-07-20 (1EUR= 4,1243 PLN) jest to 412,43 PLN. Dofinansowanie przyznano uchwałą nr I-II/20/1/MG/2014 z dnia 20 lutego 2014 r.
(+ czytelny podpis wnioskodawcy)”
„Załącznik 2
Proszę o zwrot kwoty 500,00 PLN za bilety na konferencję do Paryża w dniach 15-21.09.2013 r. na mój numer konta. Kwotę tę opłaciłam/-łem gotówką/przelewem/kartą. Dofinansowanie przyznano uchwałą nr I-II/20/1/MG/2014 z dnia 20 lutego 2014 r.
(+ czytelny podpis wnioskodawcy)”
„Załącznik 3
Proszę o zwrot kwoty 50,00 PLN za noclegi podczas konferencji w Krakowie w dniach 12-13.05.2012 r. na mój numer konta. Kwotę tę opłaciłam/-łem gotówką/przelewem/kartą. Dofinansowanie przyznano uchwałą nr I-II/20/1/MG/2014 z dnia 20 lutego 2014 r.
(+ czytelny podpis wnioskodawcy)”